PREÁMBULO.- Dando cumplimiento a lo dispuesto en la ley estatutaria 1581 de 2012, a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en el artículo 15 de la Constitución Política, la sociedad DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. adopta el presente manual para el tratamiento de datos personales. De esta manera, dicha sociedad manifiesta que garantiza los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, nacionalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
EFECTO RETROACTIVO DEL MANUAL.- Las Bases de Datos de la sociedad DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S se ajustarán y parametrizarán de manera que se puedan establecer y agrupar con base en el uso de los datos personales, de acuerdo con la extensión de la autorización del tratamiento de los datos personales, y demás aspectos que la normatividad establezca. El presente manual suple y deja sin efecto cualquier otro manual, acuerdo, política o convención expedido por DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. con antelación al mismo.
NATURALEZA DE LA PROTECCIÓN.- El derecho fundamental al habeas data tiene por objeto garantizar a los ciudadanos el poder de decisión y control que tienen sobre la información que son titulares, concretamente sobre el uso y destino que se le dan a sus datos personales. En este sentido, el derecho a la protección de datos personales dota al titular de un abanico de facultades para mantener el control sobre su información personal. Estas opciones van desde el derecho a saber quién conserva los datos personales, los usos a los que se están sometiendo los mismos, hasta la definición de quién tiene la posibilidad de consultarlos. La ley les atribuye incluso el poder de oponerse a esa posesión y utilización. Lo anterior, tiene por objeto la correcta adecuación de las bases de datos a la ley.
La ley 1581 de 2012 desarrolla una serie de garantías e instrumentos diseñados para garantizar la vigencia del referido derecho fundamental. En este contexto, el objeto de este manual consiste en cubrir dichas garantías e instrumentos teniendo en cuenta la condición de DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales a la luz, en especial, de lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la referida ley.
OBJETO.- El presente manual se expide para determinar los parámetros bajo los cuales deben tratarse y administrarse todos los datos personales de personas naturales y jurídicas que suministran y constituyen las bases de datos personales de la sociedad DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. así como las bases de datos de terceros y que son administradas por DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. en desarrollo de su objeto social.
FINALIDAD.- Este manual permite instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la ley. El manual pretende generar un esquema organizado para salvaguardar los datos privados, semiprivados, públicos y sensibles de sus titulares.
AMBITO DE APLICACIÓN.- El presente manual se aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio Colombiano, o cuando le sea aplicable la norma al responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio Colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.
Los principios y disposiciones contenidos en este manual de tratamiento y protección de datos personales, se aplicarán a cualquier base de datos personales que se encuentre en custodia de DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S, bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.
Todos los procesos organizacionales de DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S, que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en el presente manual
DESTINARTARIOS DEL PRESENTE MANUAL.- El presente manual se aplicará y obligará a:
BASES DE DATOS.- Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos que maneja DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S, y serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la ley y tan pronto sea reglamentada la forma y condiciones de registro ante la delegatura de protección de datos personales de la Superintendencia de industria y Comercio.
DEFINICIONES.- Para los efectos de una mejor comprensión del presente manual DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S pone a disposición del lector el siguiente glosario:
CONSULTA DE LA POLÍTICA.- Esta política debe ser presentada y dispuesta en un acceso visible en los sitios oficiales de DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.Sy en la página web principal para su fácil consulta yacceso por parte del público en general.
CATEGORÍA DE DATOS.-DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S en desarrollo del principio de autonomía privada, y de acuerdo con los datos tratados, ha elaborado la siguiente clasificación de datos adecuándose a la legislación vigente:
MARCO NORMATIVO Y LEGAL.- El conjunto de normas que regula el tratamiento de datos personales es el siguiente:
PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS APLICABLES EN ESTE MANUAL.- Este manual cumple con todos y cada uno de los principios rectores contemplados en la Ley 1581 de 2012 los cuales son:
DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS.- De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
Estos derechos podrán ser ejercidos por:
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.- Para efectos del presente manual, DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S identificada con el NIT.800.070.525-6, matrícula mercantil No. 0013503412 con sede principal en la Carrera 43 B # 16-41 Oficina 505 Edificio Staff, Medellín - Antioquia, Teléfono (604) 448 90 77, correo electrónico: duque@duquegiraldo.com, será el responsable del tratamiento de los datos personales y las bases de datos.
El Tratamiento de los Datos personales se deberá hacer en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo. Cualquier tipo de solicitud producto del ejercicio de los deberes y derechos consagradosen este manual podrá dirigirse a: Carrera 43 B # 16-41 Oficina 505 Edificio Staff, Medellín - Antioquia, Teléfono (604) 448 90 77, correo electrónico basededatos@duquegiraldo.com.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.- Para efectos del presente manual, serán encargados del tratamiento de datos personales bajo el compromiso de la sociedad DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S, cada uno de los responsables según el caso, de cada una de las áreas y dependencias administrativas de la que provenga institucionalmente la solicitud de tratamiento de datos personales o de la base de datos contentiva de los datos personales de los que se pregonan el ejercicio del deber, derecho o acción consagrada en este manual. En representación de todas las áreas se encuentra el señor OSCAR ANTONIO DUQUE PEREZ identificado con cédula de ciudadanía No. 70.104.637 quien será el encargado del tratamiento de datos personales y oficial de protección de datos. Los canales de comunicación para que los titulares de los datos contacten a el encargado del tratamiento serán los siguientes: Dirección: Carrera 43 B # 16-41 Oficina 505 Edificio Staff, Medellín - Antioquia,
Tel (604) 448 90 77, correo electrónico: basededatos@duquegiraldo.com.
Todos los trabajadores de la sociedad DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. se obligan a aceptar la política y las instrucciones y procedimientos que se impartan para su adecuado cumplimiento, garantizando como mínimo lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y las normas complementarias o que la regulan. Se exigirá al personal vinculado el conocimiento de los deberes que deben cumplir.
Dentro de las funciones del encargado del tratamiento de los datos está el nombramiento de una persona al interior de la empresa que cumpla con las siguientes funciones:
INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE BASES DE DATOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. acatará y cumplirá las obligaciones que la normatividad le imponga en relación con el registro e informes que deba entregar a las autoridades competentes. La inscripción de las bases de datos en el RNBD se enmarcará dentro los parámetros dados en la Circular 03 del 3 de noviembre de 2015.
Para efectos del registro de las bases de datos, DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. realizará un inventario teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
AUTORIZACIÓN PARA USO DE DATOS PERSONALES.- La sociedadDUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. solicitará a los titulares de la información su autorización para el tratamiento de sus datos personales. Para ello se tendrá en cuenta, que:
El Titular de los Datos personales tiene derecho a revocar la autorización, salvo que exista una obligación legal o contractual que establezca lo contrario. En el caso de los contratos con DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S, es necesario contar con los datos personales del Titular para los efectos relacionados con la prestación de los servicios contratados, y se utilizarán para estos fines. El tratamiento de los datos se hará con base en la autorización del usuario y teniendo en cuenta su necesidad, tanto en relación con la finalidad como con en el tiempo.
CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS.- DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. aplicará las mejores prácticas para la seguridad, discreción y confidencialidad de los datos personales de los titulares. Verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades y en los casos pertinentes.
Los datos de naturaleza reservada podrán ser proporcionados de manera escrita, oral, por medios electrónicos, magnéticos o digitales, o bien, por virtud de revisión de libros, expedientes o documentos.
Bajo ninguna circunstancia se revelarán datos que hagan parte de un secreto industrial o comercial.
AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR.-DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:
MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.-DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S de manera previa al tratamiento de los datos personales.
REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.- Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a la sociedad DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento.
GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO.- Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, la sociedad DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medios, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos.
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO.- El tratamiento de los datos de los titulares con los cuales DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de su objeto social. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados
ACTUALIZACIÓN DE LAS BASES DE DATOS.- Se deberá actualizar la información conforme se van obteniendo los datos, de conformidad con lo señalado en la ley 1581 de 2012 y de acuerdo con lo establecido en la medida provisional del presente manual.
PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.-DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.Spodrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS Y ADOLESCENTES.-DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. no tratará datos de menores, sin embargo, en el evento que así lo hiciera, se regirá bajo los siguientes parámetros: En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores (niños, niñas, púberes, impúberes y adolescentes). En caso de recaudarlos debe darse cumplimiento a lo señalado en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:
INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE BASES DE DATOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.- DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. acatará y cumplirá las obligaciones que la normatividad le imponga en relación con el registro e informes que deba entregar a las autoridades competentes.
VIGENCIA DE LA POLÍTICA.- La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en el presente manual se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.- En principio, DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. no trata datos sensibles, sin embargo, en el evento que fuesen tratados, empleará los siguientes mecanismos de protección:La sociedadDUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. sólo realizará el tratamiento de datos sensibles siempre que el titular dé su autorización. Para el caso de datos personales sensibles, DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.Spodrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
TRATAMIENTO DE DATOS FINANCIEROS Y COMERCIALES.-En principio, DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. no trata datos financieros, sin embargo, en el evento que fuesen tratados, los datos serán tratados con completa coherencia con la ley estatutaria de habeas data financiero. Dicho tratamiento se limitará a las actividades del giro ordinario de sus negocios y no se obtendrá un provecho con su empleo.
TRATAMIENTO DE DATOS DE EMPLEADOS DIRECTOS DE LA EMPRESA.- Los datos suministrados por el empleado serán compilados, almacenados, consultados, usados, compartidos, intercambiados, transmitidos y transferidos por DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de la relación laboral y al ejercicio de los derechos de esta compañía como EMPLEADOR. Dentro de tal finalidad se mencionan de forma meramente enunciativa las siguientes: contrataciones, administración del personal activo, generación, revisión y pago de nómina y otros pagos de naturaleza laboral, afiliaciones al sistema integral de seguridad social, a la caja de compensación familiar, afiliación al seguro de vida colectivo, si se tiene, manejo de embargos judiciales a través de nómina, descuentos por fondos de empleados, descuentos por préstamos a empleados, cooperativas, bancos o convenios de libranza, administrar salarios, vacaciones, recargos, prestaciones sociales, beneficios extralegales, indemnizaciones, bonificaciones conciliatorias o de retiro, dirigir y sancionar a los empleados, llevar a cabo evaluaciones de los empleados, coordinar el desarrollo profesional de los empleados, permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la Compañía y prestarles asistencia en su utilización, planificar actividades empresariales y en general para que la Compañía pueda cumplir con las obligaciones legales como empleador, procedimientos de baja ante las autoridades laborales y de seguridad social competentes. Toda la información relativa al empleado o ex empleado de DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. será conservada con el fin de que DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. pueda cumplir sus obligaciones como empleador y ejercer los derechos que en esa misma condición le corresponden de acuerdo con la legislación laboral colombiana.
DATOS SENSIBLES DEL EMPLEADO.- El titular de la Información manifiesta que conoce, acepta y autoriza de manera libre y espontánea que el tratamiento de la información relativa a pertenencia a organizaciones sociales, a la salud, estilo de vida, aptitudes intelectual, entre otras; se realizará para los fines establecidos en esta política y para el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales. El empelado podrá contactar directamente a su empleador para efectos de cambiar, suprimir, actualizar o ratificar alguno de los datos sensibles que sean tratados por la empresa.
TRANSFERENCIAS DE DATOS PARA TRATAMIENTO POR TERCEROS NACIONALES E INTERNACIONALES.-La aceptación de la presente política implica para el titular de los datos personales la aceptación de la posibilidad que tiene DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S, respetando en todo momento las disposiciones legales que regulan la materia, para transmitir o transferir la totalidad de los datos del titular a terceros en el país o en el exterior.
A su vez, DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con la compañía.
Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones de datos personales que efectúe DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S, también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:
Parágrafo primero.- Todo lo anterior, en el evento que la sociedad DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. pretenda hacer dicha transferencia o transmisión.
PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.- Los procedimientos que se describen a continuación sólo pueden ser ejercidos por el titular, sus causahabientes, representantes o agentes oficiosos siempre que se acredite previamente la identidad o la representación.
En todos los procedimientos el titular o sus representantes deberán indicar por lo menos, su nombre completo, su cédula de ciudadanía, sus datos de contacto los cuales deben incluir: una dirección de correo electrónico, una dirección para envío de la correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre propio o la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder debidamente otorgado. A su vez, deben indicar los datos personales sobre los que versa la solicitud y deben aportar los documentos o demás elementos que responden o apoyen la misma. Por último, en cualquiera de las solicitudes el titular o su representante deberán indicar el medio, el evento o cualquier otra información que permita establecer la base de datos que contiene los datos objeto de la solicitud.
CONSULTAS SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS POR SUS TITULARES.- Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. garantiza:
PROCEDIMIENTO PARA CONOCER LOS DATOS PERSONALES TRATADOS POR DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S.- El titular de los datos personales o sus representantes pueden elevar solicitud a DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. y/o al encargado del tratamiento de datos para que le permita conocer los datos personales que la compañía ha recolectado, almacenado o usado.
El titular debe enviar solicitud escrita a los datos de contacto previamente señalados en la política, indicando puntualmente el objeto de su solicitud y un breve motivo de la misma. A su vez, debe indicar su nombre completo, su cédula de ciudadanía, sus datos de contacto los cuales deben incluir, por lo menos, una dirección de correo electrónico, una dirección para envío de correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre o la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder debidamente otorgado.
Si no se cumplen con los requisitos enunciados para solicitar el reclamo, el responsable o encargado requerirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de recepción del reclamo, para que dicho interesado subsane los requisitos.Si transcurre un (1) mes calendario contado a partir de la fecha en que se le solicita al interesado que cumpla los requisitos establecidos, sin que éste los subsane, dicha actitud se asimilará al desistimiento de la solicitud o reclamo.
La sociedad DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S, a través de la persona encargada para ello, remitirá la solicitud al Responsable y/o encargado del tratamiento para que en un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud, la misma sea atendida.
Si el responsable y/o encargado del tratamiento no puede atender la solicitud dentro de los 15 días hábiles, se le notificará al titular de los datos la razón por la cual la solicitud no puede ser atendida dentro de ese término y la fecha en la que será atendida su solicitud, que en ningún caso podrá ser superior a un término de 5 días hábiles contados a partir del vencimiento del primer término.
PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR, ACTUALIZAR, RECTIFICAR O SUPRIMIR LOS DATOS.- El titular de los datos personales o sus representantes pueden elevar solicitud a DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S y/o al encargado del tratamiento de datos para que sus datos personales tratados por la institución, sean corregidos, actualizados o suprimidos si lo desean o si consideran que existe un incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en el Régimen General de Protección de Datos Personales o en las presentes políticas, efectuando el siguiente procedimiento:
El titular o su representante, deberá elevar su solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento indicando:
Nombre del titular de los datos |
La identificación del Titular (cédula de ciudadanía) |
La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo |
La dirección y demás datos de contacto del titular |
La descripción del procedimiento que desea realizar (corrección, actualización o supresión) |
La aclaración de si está actuando a nombre propio o a nombre de un tercero |
Los documentos corroboren la solicitud (opcional) |
Si no se cumplen con los requisitos enunciados para solicitar el reclamo, el responsable o encargado requerirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de recepción del reclamo, para que dicho interesado subsane los requisitos. Si transcurre un (1) mes contado a partir de la fecha en que se le solicita al interesado que cumpla los requisitos establecidos, sin que éste los subsane, dicha actitud se asimilará al desistimiento de la solicitud o reclamo.
Una vez recibida la solicitud, y en un término no mayor a dos (2) días hábiles contados desde la fecha de recepción de la solicitud, se incluirá en la base de datos la frase "reclamo en trámite" y el motivo de la misma, la cual se mantendrá en la base de datos hasta que se haya decidido la solicitud. Asimismo, se tendrán dos (2) días hábiles para dar traslado al competente para atender la solicitud, si quien la recibe no está legitimado para responderla.
El responsable o encargado del tratamiento dispondrá de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de recepción de la solicitud para atenderla.
Si no fuere posible atender la solicitud dentro del término señalado, DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. informará de ello al interesado, indicando los motivos que impiden atender su solicitud e informándole de la fecha en la que será resuelta su solicitud. En ningún caso, la nueva fecha podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
Parágrafo. No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.
PROCEDIMIENTO PARA REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DADA A DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. PARA TRATAR LOS DATOS PERSONALES.- El titular de los datos personales o su representante, pueden revocar la autorización dada a DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales, elevando una solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo, en la que puntualice el objeto de su solicitud. Para dar trámite a la misma se seguirá el procedimiento consagrado en el procedimiento para corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales tratados por DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
MODIFICACIONES AL MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.- DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. se reserva el derecho de modificar el presente manual según lo requiera para su funcionamiento y cumplimiento normativo; no obstante lo anterior, en caso de presentarse cambios sustanciales en su contenido DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. dará a conocer su última versión a través de cualquier mecanismo de comunicación que tenga habilitado, incluido su página web. En el evento de presentarse cambios en el tratamiento DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. solicitará de nuevo autorización al Titular a través de cualquiera de los mecanismos de comunicación que tenga habilitados, incluida su página web, diarios de amplia circulación nacional, diarios locales; si en el término de treinta (30) días hábiles contados a partir de la comunicación emitida, el Titular no ha contactado al Responsable y/o encargado para solicitar la supresión de sus datos personales DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. podrá continuar el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos.
RESTRICCIONES EN EL USO DE ELMANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.- Está prohibida la copia, reproducción, distribución, cesión, publicación, traducción y cualquiera otro uso por persona distinta al autor y/o a quien éste autorice expresamente y por escrito, en atención al respeto de la propiedad intelectual que ostentan sus creadores así como por razones de seguridad de la información.
ACTUALIZACIÓN.- La Presente Política para el Tratamiento de datos personales de DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. fue actualizada por última vez el día 01 de Septiembre de 2016 para efectos de dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Circular 03 del 3 de noviembre de 2015.
AVISO DE PRIVACIDAD - TRATAMIENTO DATOS PERSONALES
DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S.
Nombre o Razón Social: DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S.
Dirección: Carrera 43 B # 16-41 Oficina 505 Edificio Staff, Medellín – Antioquia
En cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y a lo previsto en el Decreto 1377 de 2013, con el objeto de informar a todas las personas/titulares cuyos datos personales se encuentran en nuestras bases de datos, y teniendo en cuenta la imposibilidad de solicitar autorización en forma individual, DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S informa que hace uso del mecanismo alternativo establecido en el citado Decreto y manifiesta que los datos personales incluidos en sus bases de datos se han recopilado para los fines relacionados con su objeto social y en especial:
→ Para comunicar a sus grupos de interés información sobre sus servicios, eventos académicos y empresariales, publicaciones y publicidad sobre temas asociados a su objeto social. → Para desarrollar el objeto social de DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S en especial, las actividades propias de la administración, venta y arrendamiento de inmuebles →Desarrollar el objeto social de DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S conforme a sus estatutos sociales, incluidas las gestiones propias de: Evaluación y análisis de riesgos – financiera y administrativa, crédito, cartera y cobranza, clientes, proveedores, talento humano, seguridad en las instalaciones, abastecimiento, servicio al cliente, tecnologías de la información. → Para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones contractuales existentes con sus grupos de interés. → Para conocer de manera prospectiva las necesidades de sus grupos de interés con el fin de innovar en la prestación de sus servicios. → Para mantener contacto y comunicación constante a cerca de: Programas de fidelización, estrategias de mercadeo y publicidad, estrategias comerciales y de servicio al cliente, estrategias de crédito y cobranza, actividades propias de la administración del talento humano o relaciones laborales. → Para cumplir con leyes o normatividad aplicable al negocio en Colombia y para cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a empelados, ex empleados, empleados en misión, empleados temporales, empleados actuales y candidatos a futuro empleo. → Para hacer tratamiento de los datos a través de cualquiera de nuestros canales de comunicación, incluidas las redes sociales y pagina web. → Para envío de notificaciones y avisos→ Paracrear bases de datos (incluyendo bases de datos respecto de bases de datos sensibles) para fines relacionados con el objeto social de DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S. → Paracrear bases de datos para fines de investigación y desarrollo de nuevos productos o servicios, así como para estudios de riesgo y demás actividades similares. →Para informar sobre nuevos servicios, sedes y horarios.
En todo caso, en cualquier momento y de acuerdo con la ley 1581 de 2012, los titulares podrán revocar el consentimiento y ejercer su derecho a la supresión de datos personales, teniendo como prioridad las obligaciones legales o contractuales si las hubiere.
DUQUE GIRALDO Y CIA S.A.S informa a los titulares que son facultativas las respuestas a las preguntas que versen sobre datos personales sensibles y en consecuencia no es obligado a responderlas, as&i
